Otto: Mit FutureWork zum Büro der Zukunft

05.12.2019 | Irene Oksinoglu

Future Work bei Otto
Quelle: Otto

New Work wird heutzutage oft von Organisationen als Antwort benutzt, um verändernde Arbeitsbedingungen zu rechtfertigen. Es reicht aber nicht einen Kickertisch aufzustellen, die Wände bunt zu streichen und Latte Macchiato auszuschenken. Es geht vielmehr um ein verändertes Verständnis, um eine neue Haltung und eine neue Sichtweise.

"NewWork: Es geht vielmehr um ein verändertes Verständnis, um eine neue Haltung und eine neue Sichtweise."

„New Work“ ist in den vergangenen Jahren zum absoluten Buzzword geworden. Zu dieser Begrifflichkeit kursieren die absurdesten Definitionen und Konzepte: Alle Mitarbeiter arbeiten, wann, wo, wie sie wollen, der Chef hat nichts mehr zu melden und sowieso spielen alle nur noch Kicker, Tischtennis oder trinken Latte Macchiato. Alles Quatsch. Seit November 2017 beschäftige ich mich intensiv als Leiterin der FutureWork-Initiative bei OTTO mit dem Thema.

Wir stellen uns in unserer Organisation immer wieder die Fragen: Wie werden wir und wie wollen wir in Zukunft arbeiten? Zwei wichtige Fragen, die sich nicht nur die Gesellschaft, sondern auch wir, als transformierendes Unternehmen, stellen. Bei OTTO fassen wir unter dem Begriff „FutureWork“, angelehnt an den Megatrend „New Work“, alle für den Entwicklungsprozess von der traditionellen zur modernen Wissensarbeit relevanten Themen und Projekte zusammen. Unsere Vision von FutureWork: Allen bei OTTO zur bestmöglichsten Erreichung seiner individuellen Aufgaben verhelfen. Und zwar zu jeder Zeit, von überall und egal über welches Gerät.

Unser Konzept von FutureWork steht daher auf drei Säulen:

  • Digital Office
  • Activity based working
  • Culture

Digital Office: Von überall arbeiten können

Digital Offices bei Otto
Quelle: Otto

Die Digitalisierung geht nicht mehr weg. Mit Microsoft Office 365 haben wir den Kollegen daher für die tägliche Arbeit Tools an die Hand gegeben, um gemeinsam gut, schnell und bequem zusammenzuarbeiten, auch wenn nicht alle Personen an einem Ort sind.

"Irene Oksinoglu: Wir haben also Systeme, die unsere Arbeit erleichtern und unterstützen, eingeführt und sichergestellt, dass der Zugriff auf alle Arbeitsinhalte zeit-, orts- und geräteunabhängig möglich ist."

4.900 Kollegen wurden auf Microsoft Office 365 umgestellt und geschult, um diese neue Art der Zusammenarbeit für sich produktiv zu nutzen. Seit Ende März 2019 arbeiten alle in der Cloud, teilen Dokumente und kommunizieren über Tools wie Teams. Diese neuen „Instrumente“ sind die Grundvoraussetzung, um unabhängiger, teamübergreifend, offen und transparent arbeiten zu können.

Activity based working: Ein anderes Arbeitskonzept

Activity based work bei Otto
Quelle: Otto

„Mein Schreibtisch. Meine Topfpflanze. Mein Bilderrahmen“ – für viele Kollegen war das jahrelang der gewohnte Anblick und Anspruch, wenn sie morgens an ihren Arbeitsplatz bei OTTO gekommen sind. Diese Zeiten sind vorbei und wir setzen auf Activity based working und strukturierte Sharingmöglichkeiten.

"Unser multifunktionales Raumkonzept wird von Kollegen am Campus heute schon gelebt, denn sie arbeiten ortsflexibel, sprich sie suchen sich den passenden Platz für ihre jeweilige Aufgabe."

Die immer stärker verändernden Anforderungen, die alle Kollegen an das Arbeitsumfeld stellen, berücksichtigen wir. Dazu gehört auch mobiles und flexibles Arbeiten an unterschiedlichen Orten auf unserem OTTO Campus.

Culture: Mitarbeiter*innen befähigen

Kultur bei Otto
Quelle: Otto

Beide Säulen, also Digital Office und Activity based working, funktionieren nur durch eine sich verändernde Kultur. Wir wollen eine Kultur schaffen, in der es keine Arbeitszwänge mehr gibt, oder einen vorgefertigten Arbeitsablauf. Wir alle werden jeden Tag gefordert, unsere Denkmuster zu hinterfragen, eigenverantwortlich und autonom zu arbeiten und immer wieder selbst neue Entscheidungen im Hinblick auf Arbeitsort und -weise zu treffen. Das verändert natürlich auch die Rolle der Führungskräfte. Sie werden zu Spielpartner und sind nicht mehr hierarchisches Vorbild. Der Chef legt den Mitarbeitern keine Aufgaben mehr auf den Tisch und kontrolliert akribisch den Arbeitsstand, sondern ist vielmehr Ansprechpartner bei Problemen. Heute schon sitzen immer mehr Führungskräfte bei Ihren Teams, um enger zusammenarbeiten zu können. Ab 2022 werden auch die Vorstände im neuen Gebäude „auf die Fläche“ ziehen.

Eine effiziente Zusammenarbeit ist das Ziel:

Selbstorganisation und Eigenverantwortung stehen für alle Kollegen im Fokus, auch um Parallelarbeit zu vermeiden. Wir schreiben Flexibilität groß. Gleitzeit wird genutzt, damit alle selbst entscheiden, wann und wie sie ihre Arbeit am besten erledigen wollen. Wir setzen auf Homeoffice und Vertrauensarbeitszeit.

Nichtsdestotrotz wissen wir, dass in unterschiedlichen Abteilungen und Standorten der Fokus unterschiedlich gesetzt wird. Wir glauben natürlich nicht, dass alle Abteilungen FutureWork gleich leben und erleben. Es gibt verschiedene Arbeitskontexte und daher muss New Work auch unterschiedlich gelebt werden. Eins gilt aber überall: Es ist nirgends nur Bällebad, Kickertisch und Tischtennis.

Zusammenarbeit bei Otto
Quelle: Otto

FutureWork ist eine Bewegung.

Alle können sich dieser anschließen, um die Innovationskraft zu stärken. Unser Ziel ist klar: FutureWork darf und soll kein belächeltes Nischenthema mehr sein, sondern gelebt werden. Fragt euch einmal selbst: Wie habt ihr vor fünf Jahren gearbeitet, was hat sich gegenüber heute durch die digitalen Hilfsmittel bereits alles verändert? Wie viel schneller und vielfältiger und oftmals auch komplexer ist die Arbeitswelt von heute dadurch geworden? In dieser schnelllebigen Zeit passen wir unsere räumlichen, unsere technischen und kulturellen Veränderungen an die Zeit an. Denn nur so kann FutureWork auf den Erfolg des Unternehmens einzahlen.

Ich muss mich immer wieder mit den Missverständnissen rund um den „New Work“-Begriff auseinandersetzen. Klar ist aber: Wer die Augen vor der Veränderung und der Digitalisierung verschließt, verpasst den Anschluss.

Über die Autorin

Irene Oksinoglu

Irene Oksinoglu verantwortet als Leiterin der Initiative FutureWork seit November 2017 die strategische Entwicklung und Implementierung neuer Arbeitsweisen und -welten bei OTTO. Ihre Laufbahn beim Hamburger Onlinehändler begann 2006 und umfasst die Stationen als Leiterin der Produktberatung für Möbel und Heimtextilien, Leiterin Customers Solutions und Customer Excellence.