Remote Work: Effiziente Kommunikation mit Bild und Video

Die Coronapandemie mit dem Wechsel vom Büro ins Homeoffice hat viele Unternehmen und Angestellte besonders in Sachen Kommunikation vor neue Herausforderungen gestellt. Einer aktuellen Studie von Sharp Business Systems unter deutschen Büroangestellten zufolge sorgt sich mehr als die Hälfte der Befragten im Homeoffice um Ihre Karriere. Die Ursache sehen sie vor allem im mangelnden Austausch mit Kolleg:innen. Durch die Isolation fühlen sie sich von ihrem Team abgeschnitten, klagen über Motivationsschwierigkeiten und fürchten, auf die Distanz nicht mehr über alle Geschehnisse im Unternehmen auf dem Laufenden zu sein.

Mithilfe moderner Technologien ist es den meisten Unternehmen gelungen, ihre Kommunikation nahtlos in den digitalen Raum zu verlagern. Allerdings hat sie angesichts der Isolation eine neue Dimension erhalten: Es gilt, das gesteigerte Bedürfnis nach Nähe und persönlichem Austausch unter Kolleg:innen auch über die Distanz hinweg bestmöglich zu erfüllen. Arbeitgeber müssen entsprechende Strukturen und Technologien bereitstellen, mit denen sich dieses Anliegen virtuell so gut es geht abbilden lässt.

Visuelle Kommunikation: Prägnant und persönlich

Bild- und Videomaterialien spielen dabei als effektive Kommunikationsmittel eine entscheidende Rolle: Sie sind vielseitig einsetzbar, aussagekräftig und können sehr individuell gestaltet werden. Sie sorgen für Klarheit und Abwechslung und können – beispielsweise in Form von kurzen Videosequenzen, bei denen der oder die Erklärende selbst in Erscheinung tritt – sehr persönlich gestaltet werden. Im Folgenden möchte ich vier praktische Anwendungsbereiche vorerstellen, in denen visuelle Elemente den Austausch in der aktuellen Situation als auch in Zukunft erleichtern:

1. Onboarding-Prozesse

Neue Mitarbeiter:innen haben in der Regel viele Fragen, die sich im Homeoffice nicht spontan beantworten lassen. Mithilfe von Bildschirmmitschnitten und Videobearbeitungssoftware lassen sich bestehende Präsentationen und Konzepte leicht in hilfreiche Videos umwandeln. Letztere können ganz individuell mit Untertiteln, Hinweisen oder Quizfragen angepasst werden, um den Lernfortschritt bestmöglich zu unterstützen. Eine durchdachte Onboarding-Videoreihe vermag zwar den persönlichen Austausch mit Kolleg:innen nicht zu ersetzen, aber als vergleichsweise kostengünstige Lösung kann sie neuen Mitarbeitenden Orientierung geben, ihnen die Einarbeitung in ihre Aufgabenbereiche erleichtern und viele Fragen vornewegnehmen. Darüber hinaus können Folgefragen oft mit weiteren kurzen Videos kompakt beantwortet werden.

2. Interne Schulungen

Das Lernen „nebenbei“ in typischen Bürosituationen – zum Beispiel der spontane Austausch über den Tisch hinweg oder Momente, in denen sich Kolleg:innen gegenseitig über die Schulter blicken – ist derzeit nicht möglich. Umso wichtiger ist es, allen Mitarbeitenden Zugang zu Software und visuellen Werkzeugen zu ermöglich, mit denen sie ihr Wissen zu bestimmten Themen am Bildschirm erfassen und bereitstellen können. Solche bebilderten Anleitungen oder Videotutorials sind mit gängigen Tools wie zum Beispiel Camtasia schnell erstellt und bieten den großen Vorteil, dass jede:r Mitarbeiter:in sie genau dann abrufen kann, wenn die Informationen konkret benötigt werden. Nach und nach lässt sich so ein praktisches, umfangreiches Referenzwerk zu unterschiedlichsten Themen erstellen, das an zentraler Stelle allen Mitarbeitenden zeit- und ortsunabhängig in einer Art Mediathek zur Verfügung steht. Damit ist das Wissen immer griffbereit und niemand verpasst den Anschluss.

3. Feedback

Feedback zu geben, egal ob es um Entwürfe für Präsentationen, Grafiken, Texte oder Konzeptideen geht, ist nicht immer einfach und erfordert Zeit. Oft müssen die zuständigen Kolleg:innen lange auf Rückmeldung zu ihren Inhalten warten. In der Regel kommt das Feedback schließlich in Form von langen Texterklärungen, die nicht immer eindeutig und sofort nachvollziehbar sind. Der visuelle Weg, bei dem beispielsweise ein Screenshot der entsprechenden Präsentationsseite gemacht und mit Pfeilen und Hinweisen versehen wird, sorgt hier für deutlich mehr Klarheit. Einzelne Punkte können auf diese Weise präzise hervorgehoben werden. So ist auf einen Blick erkennbar, was genau wie und wo gemeint ist. Dadurch müssen weniger E-Mails hin- und hergeschickt werden und umständliche Erklärungen entfallen.

4. Interne Ankündigungen

Videos müssen nicht zwangsläufig hochprofessionell und aufwendig aufbereitet sein. Für den informellen, internen Austausch genügen häufig schon einfache Screencasts, bei denen der oder die zuständige Mitarbeitende am Bildschirm etwas zeigt und erklärt und diese Aufnahme dann direkt ihren Kolleg:innen zur Verfügung stellt. Besonders gut eignen sich solche informellen Videos auch für interne Ankündigungen: Sie bieten der oder dem Vorgesetzten die Möglichkeit, das Team besonders persönlich anzusprechen, wenn beispielsweise ein neues Projekt oder wichtige interne Neuigkeiten anstehen. Häufig bestehen solche Videos aus einer einfachen Präsentationsaufzeichnung, wobei der oder die Sprechende über das Kamerabild ebenfalls im Video zu sehen ist. Im Gegensatz zur E-Mail erhöht ein solches Video durch die persönliche Komponente erfahrungsgemäß das Engagement der Empfänger:innen und vermag eine Art der Verbundenheit erzeugen, die derzeit Gold wert ist.

Fazit

Die Pandemie hat unser Kommunikationsverhalten nachhaltig verändert. In einer Welt, in der wir unsere Kolleg:innen nicht mehr unmittelbar sehen können, müssen wir neue Wege finden, um einen effektiven Austausch zu gewährleisten. Mit einfach zu bedienenden Tools wie Camtasia und Snagit zum Erstellen von visuellen Elementen lässt sich die Kommunikations- und Lernkultur im Unternehmen trotz Distanz effektiv und persönlich gestalten. Dabei muss die Umstellung auf mehr visuelle Inhalte überhaupt nicht kompliziert oder aufwändig sein. Vielmehr geht es um eine zielgerichtete Vermittlung von Inhalten mit überschaubaren Mitteln. Entscheidend dabei ist, die Mitarbeitenden aktiv einzubinden, die passenden Software-Tools bereitzustellen und alle benötigten Informationen an zentraler Stelle zu hinterlegen.