HR-Software in der Bewerber Journey für qualitativ hochwertige Bewerbungen

Die Bewerbung für einen neuen Job ist immer aufregend - sowohl auf der Seite des Bewerbers, als auch auf der Seite des Unternehmens. Immerhin wird nach einem neuen Angestellten gesucht, der sich möglichst perfekt in das Unternehmen einfügen und die gesuchte Leistung bringen soll.

Das bedeutet besonders für die HR-Abteilung oft viel Arbeit, da nicht nur das entsprechende Bewerbergesuch formuliert, sondern auch unzählige Bewerbungen gesichtet werden müssen. Entscheidungen müssen mit den Vorgesetzten abgesprochen werden und oft sind nicht alle einer Meinung. Mitunter kann die Suche nach einem neuen Unternehmensmitglied also ziemlich lange dauern und viele Nerven kosten.

Hier setzen HR-Software-Produkte an, die diesen Prozess vereinfachen sollen und es dem Unternehmen erleichtern, schnell und effizient den perfekt passenden neuen Arbeitnehmer zu finden. Wie das geht und welche Tools hierbei definitiv eine Unterstützung sind, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Was ist die Bewerber Journey?

Die Bewerber Journey - auch Candidate Journey genannt - beschreibt den Weg, den ein Bewerber gehen muss, um einen Job zu bekommen. Hierbei wird versucht, dem Kandidaten einen möglichst einfachen, interessanten und persönlich gestalteten Weg zu ermöglichen, damit sich der Bewerber möglichst authentisch und motiviert vorstellen kann. Es wird also versucht, das typische Bewerbungsprozedere spannender zu gestalten, um mehr über den Bewerber zu erfahren, als das was nur in seinem Lebenslauf steht. 

Das hat nicht nur für den Kandidaten Vorteile, sondern auch für das Unternehmen. Gerade heutzutage werden Individualität und Besonderheiten groß geschrieben. Das spiegelt sich auch im Kampf um die Fachkräfte wieder - je nahbarer und “spezieller” das Unternehmen, desto mehr fühlen sich die begehrten Fachkräfte davon angezogen. Mit HR-Software können Sie Ihr Unternehmen so darstellen wie es ist, ohne erst auf das Vorstellungsgespräch warten zu müssen.

Die Bewerber Journey mit passender HR-Software

Es gibt verschiedene Phasen der Bewerber Journey. Auch die Anzahl ist nicht ganz klar, die Einen sprechen von 6 Phasen, die Anderen von 5. Im Folgenden finden Sie alle 6 Phasen. Wenn Ihnen eine überflüssig vorkommt, können Sie diese auch weglassen. Um aber auch für Jeden die wichtigen Informationen bieten zu können, wird die Bewerber Journey in 6 Phasen aufgeteilt. Und damit Sie gleich sehen, wie die verschiedenen HR-Softwares und Tools den Prozess ergänzen, findest Sie Vorschläge und Anregungen jeweils passend zur Phase.

Phase 1: Awareness

In der ersten Phase geht es darum, wie der potenzielle Bewerber auf die Stellenanzeige des Unternehmens aufmerksam wird. Das kann über online geschaltete Stellenanzeigen oder die spezifische Suche nach Jobangeboten auf der Webseite des Unternehmens geschehen. 

Egal wie, die Chance, dass der für Ihr Unternehmen perfekte Bewerber Ihre Stellenanzeige findet, ist nicht unbedingt groß und hängt eher vom Zufall ab. Immerhin muss der Bewerber Sie unter hunderten anderen Stellenanzeigen ausmachen oder sich genau Sie als Unternehmen aussuchen, um nach Jobanzeigen zu suchen.

Hierbei können Sie allerdings ansetzen und Ihre Chancen, vom richtigen Bewerber gesehen zu werden, deutlich erhöhen. Dazu gehört zum Beispiel die Frage, wo Sie Ihre Stellenanzeige überall veröffentlichen oder ob Sie Mitarbeiter dazu anhalten, auch im Bekanntenkreis nach potenziellen Bewerbern Ausschau zu halten.

Hilfreich bei der Verbreitung Ihrer Stellenanzeige kann auch die Möglichkeit der digitalen Bewerbung sein. Dazu gehören unter anderem auch Apps, die Jobangebote für den Bewerber vorher filtern und ihm sowie Ihnen viel Arbeit ersparen. Zu nennen wären hier Tools wie beispielsweise meetfrank oder truffls.

2. Phase: Interest

Hat der Bewerber erstmal Ihre Stellenanzeige gefunden, müssen Sie das Interesse wecken. Ein paar formale Dinge sollten Sie für einen guten ersten Eindruck auf jeden Fall beachten:

•    Verständliche Formulierung des Jobtitels
•    Klare und informative Jobbeschreibung
•    Beschreibung von Arbeitsalltag und Unternehmensklima
•    Angabe eines Ansprechpartners inklusive Name und E-Mail Adresse

Wenn Ihnen das nicht ausreicht und Sie das Interesse des Bewerbers durch eine neue Herangehensweise wecken möchten, dann sollten Sie es mit einer Online Bewerbung per Video Interview probieren. Hier hat nicht nur das Unternehmen die Möglichkeit, sich nahbar und sympathisch darzustellen, sondern auch der Bewerber kann zeigen, wer er ist und was ihn ausmacht. Gerade diese Chance, Individualität zu zeigen macht das Video Interview auf beiden Seiten sehr beliebt. Spannend ist hier zum Beispiel der Einsatz von der interview suite powered by Viasto. 

3. Phase: Desire

Nachdem der Bewerber sich die Stellenanzeige angeschaut hat, wird er einen Blick auf die Webseite Ihres Unternehmens werfen. Schon im Vorfeld sollten Sie dafür sorgen, dass die Webseite ansprechend und übersichtlich gestaltet ist und nicht zu alt ist. Gerade moderne, ästhetische Webseiten sind oft ein Grund, weshalb sich Bewerber für eine Bewerbung entscheiden. 

Außerdem können Sie, um den Wunsch des Kandidaten, in Ihrem Unternehmen arbeiten zu wollen, weiter zu stärken, verschiedene Aspekte der modernen Arbeitsgestaltung mit einfließen lassen:

•    Bieten Sie die Option auf Homeoffice an?
•    Gibt es eine Online Kantine, die jeden Tag frisches Essen liefert und die gewöhnliche Kantine alt aussehen lässt?
•    Vielleicht stellen Sie um auf ein papierloses Büro und können so die Nachhaltigkeit und das Umweltbewusstsein Ihres Unternehmens in den Vordergrund stellen?

Egal was davon bei Ihnen zutrifft: Erwähnen Sie es in der Bewerbung und/oder auf der Webseite. 

Natürlich sollten Sie auch immer darauf achten, dass Sie mögliche Fragen des Kandidaten im Vorfeld der Bewerbung zeitnah und freundlich beantworten. 

Phase 4: Action

In Phase 4 geht es darum, dass der Kandidat seine Bewerbung abschickt. Die Meisten tun dies per E-Mail oder Online Bewerbungsformular. Wenn Sie eine Online Bewerbung per Video Interview anbieten, werden Sie bestimmt auch einige Bewerbungen über diesen Kanal erhalten. Dieser Schritt liegt beim Bewerber. Wenn Sie ihn in den vorherigen Phasen allerdings schon überzeugt haben, sollte es damit keine Probleme geben. 

Phase 5: Auswahlphase

Jetzt sind Sie an der Reihe: Sie bzw. Ihre HR-Abteilung müssen sich mit den Bewerbern auseinandersetzen und entscheiden, wer geeignet ist und zum Vorstellungsgespräch eingeladen wird und wer nicht. 

Unabhängig von der Entscheidung ist es wichtig, dass Sie an folgende Dinge denken:
•    Verschicken Sie eine Eingangsbestätigung, damit der Kandidat weiß, dass seine Bewerbung bei Ihnen angekommen ist
•    Wenn die Entscheidung länger dauert, dann nutzen Sie einen Zwischenbescheid, um den Bewerber darüber zu informieren
•    Kommt es zu einer Absage, formulieren Sie diese persönlich und empathisch und nutzen keine emotionslose Vorlage
•    Beim Vorstellungsgespräch sollten Sie darauf achten, strukturiert vorzugehen und die Fragen parat zu haben. Versuchen Sie aber auch, den Bewerber auf einer persönlicheren Ebene kennen zu lernen
•    Zu- oder Absage sollten nach dem Vorstellungsgespräch schnell erfolgen
•    Wenn Sie dem Bewerber einen Anstellungsvertrag zukommen lassen, geben Sie ihm genug Zeit, sich mit dem Inhalt auseinander zu setzen und beantworten ihm sämtliche Fragen

Mit der passenden Software für das Bewerbermanagement lassen sich von diesen Aufgaben einzelne Bereiche auch sehr gut automatisieren und somit der Prozess beschleunigen. Zu nennen für diese Aufgabe ist zum Beispiel Personio oder Prescreen. 

Phase 6: Onboarding

Ist die Entscheidung gefallen und der Bewerber hat den Anstellungsvertrag unterschrieben, kommt die Phase des Onboardings. Hier geht es darum, dem neuen Angestellten den Einstieg in die Firma so einfach wie möglich zu machen und ihn gleichzeitig mit den Prozessen, Abläufen und Aufgaben vertraut zu machen. Dieser Schritt ist essentiell für eine erfolgreiche Zusammenarbeit und sollte sorgfältig gehandhabt werden. Gehen Sie auf den Mitarbeiter ein und versuchen so individuell wie möglich mit ihm zu arbeiten und auf seine Fragen einzugehen. 

Je nachdem, wie digital Ihr Unternehmen aufgestellt ist und ob es die Option auf Homeoffice oder remote Arbeiten gibt, kann das digitale Onboarding für Sie interessant sein. Im Vergleich zu einem klassischen Onboarding-Prozess wird bei einem digitalen Prozess komplett auf Software gesetzt. Dazu zählen unter anderem der Einsatz von Haufe myOnboarding oder Leapsome.

Fazit: Viele Möglichkeiten für den perfekten Kandidaten

Gerade wenn Sie die Bewerber Journey ansprechender und spannender gestalten möchten, um sich von anderen Unternehmen abzuheben und die qualifizierten Fachkräfte von Ihnen zu überzeugen, sind HR-Softwares eine gute Option. 

Sie können an fast jeder Phase ansetzen und sie für den Bewerber angenehmer und individueller gestalten. Das kommt beim Kandidaten gut an und zeigt außerdem, dass Sie bemüht sind, Bewerbern und Mitarbeitern ein angenehmes Arbeitserlebnis schaffen zu wollen.