Wie mit Hilfe von KI Ihre Seminarverwaltung wettbewerbsfähig bleibt

Die Seminarverwaltung mit KI digitalisieren

Die Digitalisierung ist eine entscheidende Voraussetzung, um die Prozesse der Seminarverwaltung in Konzernen, bei Mittelstandsunternehmen und Bildungsanbietern effizienter zu machen. Künstliche Intelligenz und insbesondere die Automatisierung manueller Arbeiten leisten dafür einen wichtigen Beitrag. Beispiele aus der Praxis der Seminarverwaltung und dem Veranstaltungsmanagement zeigen, was das konkret bedeutet.

Wettbewerbsfähig durch digitale Technologien

In einer Bitkom-Befragung zur „Digitalisierung der Wirtschaft“ (2023) sehen 43% der befragten Unternehmen Deutschlands Wirtschaft im Mittelfeld. 87% sind der Meinung, die Nutzung digitaler Technologien spiele eine entscheidende Rolle bei der Wettbewerbsfähigkeit deutscher Unternehmen. Immerhin 76% der Befragten urteilen jedoch, dass deutsche Unternehmen zu wenig digitale Technologien nutzen.

Wirtschaftlicher Nutzen von KI-gestützter Software für die Seminarverwaltung

Organisationen, die digitale Werkzeuge und KI-Tools in der Seminarverwaltung nutzen, schätzen den wirtschaftlichen Nutzen, der sich daraus für sie ergibt. Ein typischer Anwendungsfall ist die Planung von Veranstaltungen mit Terminen, Trainern und Räumen. Mit KI-Tools lässt sich diese sehr zeitaufwändige Routinetätigkeit automatisieren und optimieren. Das setzt bei den Mitarbeitenden aus der Seminarverwaltung sowie Trainerinnen und Trainern erhebliche Ressourcen frei.

Beispiel: Den Jahresplan für Curricula in der Ausbildung erstellen

Nehmen wir als Beispiel das manuelle Erstellen eines Jahresplans für Ausbildungsprogramme. Diese Programme sind oft als Curricula mit Online- und Vor-Ort-Terminen konzipiert. Die Jahresplanung dieser Ausbildungsprogramme ist eine Aufgabe, die in großen Organisationen mehrere Mitarbeitende oft für Monate bindet. Die Herausforderung besteht darin, Hunderte oder Tausende von Terminen ohne Überschneidungen zu organisieren und gleichzeitig Aspekte wie eine ausgewogene Verteilung der Trainerarbeit und die Minimierung von Reisekosten zu berücksichtigen.

Statt monatelanger manueller Planung nur noch wenige Stunden dank KI

Mit Hilfe von KI-gestützten Tools benötigen derartige Aufgaben mit ihren vielen Randbedingungen nachweisbar nur einen Bruchteil der manuell aufzuwändenden Zeit. Randbedingungen wie Ferien, Urlaube, Geräteanforderungen, Reisezeiten, Rei-sekosten und ähnliche Faktoren werden berücksichtigt. Ein Veranstaltungsangebot mit mehreren Hundert Trainierenden und mehreren Tausend Seminartagen berechnet eine Software für die Seminarverwaltung wie IBT TAS innerhalb von Stunden.

State-of-the-Art der digitalen Seminarverwaltung

State-of-the-Art und Grundlage der digitalen Seminarverwaltung sind moderne Algo-rithmen der Informatik. Dabei werden klassische Verfahren wie Breitensuche, Back-tracking und Bewertungsheuristiken mit Monte-Carlo-Methoden aus der Künstlichen Intelligenz kombiniert. In der Anwendung zeigt sich, dass diese Optimierungsalgo-rithmen reale Terminplanungsprobleme kosteneffizienter, schneller und qualitativ besser als manuelle Verfahren lösen. Die Software für die Seminarverwaltung IBT TAS automatisiert und optimiert die Prozesse der Trainingsadministration mit KI-Methoden. Die mandantenfähige Software unterstützt Unterneh-men und Bildungsdienstleister dabei, Bildungsprodukte aller Art in ihrem gesamten Lebenszyklus effizient zu verwalten.

 

In der Seminarverwaltung das Massengeschäft leichter bewältigen

Besonders im Massengeschäft erleichtern die KI-gestützte Planung und Optimierung die Arbeit ganz enorm. Nur so ist es möglich, umfangreiche Buchungen zeit- und ressourceneffizient durchzuführen. Eine zentrale Rolle im Massengeschäft spielt die Berücksichtigung der zahlreichen Randbedingungen wie Belegungszeiten, verfügbare Kapazitäten und Buchungsoptionen. Mit der automatischen Planung ist zum Beispiel stets aktuell zu sehen, welche Trainer:innen die Trainings in den jeweiligen Räumen durchführen könnten.

Konfliktfreie Planung dank KI

Ein Tool wie IBT TAS optimiert alle verfügbaren Ressourcen und unterstützt die auto-matisierte Planung auf mehreren Ebenen. Termine und Ressourcenbelegungen für Räume, Zubehör, Trainierende, Hotels und Tagungsstätten der Veranstaltungen lassen sich automatisch konfliktfrei planen. Für alle Trainer:innen können nachfolgende Veranstaltungstermine und die dazwischen liegenden Reisezeiten anzeigt werden. Auf dieser Basis lassen sich Reisezeiten und -kosten im Rahmen einer Plankostenbetrachtung optimieren.

Digitaler Workflow für die Kommunikation mit allen Beteiligten

Ein weiteres gutes Beispiel ist die Korrespondenz im Seminargeschäft, die Teilneh-merlisten, Zertifikate, Namensschilder, Einladungen und ähnliche umfasst. Das digi-tale Seminar-Office hinterlegt die für die Korrespondenz benötigten Dokumente einmalig als Vorlage und ruft sie auf Knopfdruck pro Termin ab. Der Workflow, der im System konfiguriert ist, steuert zugleich, dass die digitalen Arbeitsschritte unmittel-bar oder zeitlich getaktet erledigt werden. Trainer:innen greifen direkt auf Seminar-unterlagen zu, ohne den Weg über die Seminarverwaltung oder die HR-Abteilung zu gehen. Digitale Workflows ermöglichen es Mitarbeitenden, Seminare zu beantragen und die Freigabe über die zuständige Führungskraft ohne Einschaltung weiterer Stellen einzuholen.