Mit Organisation und Strategie im Recruiting punkten

Wer im Recruiting arbeitet kennt den Recruiting-Wellengang allzu gut: mal geht es richtig ab und es gibt kein Halten mehr, mal wird alles gedrosselt und das Recruiting wird gefühlt aufgelöst. Für alle beide Wellenschläge soll die Recruiting Abteilung die jeweils passende Lösung parat haben: Im Vollsprint eine Stelle nach der anderen besetzen und bei ruhigen Phasen wissen, welche Projekte dann am besten angegangen und umgesetzt werden sollten. Blicken wir, den Fokus ein wenig vergrößert auf dieses Geschehen, dann steht über diesen beiden Wellengängen der Idealzustand einer Recruiting Organisation: die organisationale Resilienz. Um diesen zu erreichen, müssen aber einerseits die Probleme oder Herausforderungen bekannt sein und andererseits sollte man wissen, wo der Weg zur Resilienz beginnt und wo er lang geht.

Fünf bekannte Dilemmas im Recruiting

Blicken wir zuerst auf ausgesuchte Herausforderungen, die im Recruiting immer wieder zu Tage treten, dann kann durchaus schnell und auch klar abgeleitet werden, wieso organisiertes Handeln zur richtigen Zeit notwendig erscheint:

• Interne Zusammenarbeit: Die Abgrenzung der Verantwortlichkeiten im Recruiting-Prozess ist oft unklar, insbesondere in der Zusammenarbeit mit Hiring Managern und HR Business Partnern ist nicht sauber geregelt. Eine unsystematische Beauftragung, wie „Suche genau so, wie das letzte Mal“, führt zu ineffizienten und unstrukturierten Recruiting-Prozessen.
   
• Recruiting Kanäle: Die Auswahl von Recruiting-Kanälen leidet sehr oft unter fehlendem Wissen und veralteten Praktiken. Oft entscheiden Hiring Manager über die Kanäle, basierend auf ihrem Budget, obwohl Recruiter:innen die nötige Expertise haben. Die fehlende Kanal-Vielfalt und notwenige technische Integration in das ATS erschweren die effektive Umsetzung.
   
• Auswahlverfahren: Durch das Fehlen strukturierter und systematischer Auftragsgespräche ist die Vorauswahl von Bewerbungen oft fehlerhaft: zu viele oder zu wenige Kandidaten werden weitergeleitet. Zudem wird zu streng ausgewählt, da die Anforderungen zu spät angepasst werden, was die time to Hire ins Unermessliche steigen lässt.
   
• Kennzahlen: Viele Unternehmen nutzen Recruiting-Kennzahlen kaum bis unzureichend: Daten werden nicht erfasst und ebenso kaum systematisch ausgewertet und strategisch genutzt. Häufig fehlt das Verständnis für die Funktionen innerhalb des eigenen ATS, was die Datenanalyse weiter limitiert.
   
• Stellenanzeigen: Sie wirken oft langweilig und sind sowohl textlich als auch visuell veraltet. Der Bewerbungsbutton ist beispielsweise schlecht platziert, und es mangelt an adaptiven Formaten für soziale Medien und alternativen Bewerbungsmöglichkeiten, was die Effektivität der Anzeigen deutlich reduziert.

Jede dieser beschriebenen Herausforderungen setzt an einem anderen methodischen, strukturellen oder inhaltlichen Punkt innerhalb einer Recruiting Organisation an. Herauszustellen dabei ist, dass sie in Summe alle zur Recruiting Exzellenz und so zur organisationalen Resilienz beitragen.

Organisation und Strategie als Lösungsansatz

Um das Ziel der organisationalen Resilienz in einer Recruiting Organisation erreichen zu können, müssen grundlegende strukturelle Lösungsansätze in die Organisation implementiert und agile Recruiting Strategien umsetzbar gemacht werden. Ein recht klassischer Ansatz hierzu wäre die Einführung eines TOM, also eines Target Operation Models in eine Recruiting Organisation, wie beispielweise die Einführung des Recruiting Lebenswelt Modells. Wählt man eine andere Blickrichtung, so könnte man ebenso von der Zielgruppe ausgehend die Struktur einer Organisation designen: 

Die avisierten Zielgruppen beeinflussen bekannterweise, welche Recruiting-Kanäle und welche Recruiting-Methoden priorisiert und angewendet werden. Diese Entscheidung kann in einem folgenden Schritt dann zur Anpassung und zur Individualisierung der Bewerbungsprozesse und zur Einführung unterschiedlicher Bewerbungsformate nach sich ziehen. In der Folge kann dies dann zu einer umfassenden Überarbeitung der bestehenden Recruiting-Prozesslandschaft und eine Anpassung der technologischen Ausstattung führen, um den spezifischen Anforderungen der jeweiligen Zielgruppe gerecht zu werden. Draus ergibt sich, dass verschiedene, zielgruppenspezifische Prozessketten verwaltet und strategische Recruiting-Ansätze angepasst werden müssen. Dementsprechend müssen dann sowohl interne als auch externe Strukturen der Recruiting-Organisation feinjustiert werden, um eine effiziente Abwicklung zu gewährleisten. Das optimale Zusammenspiel dieser angepassten Strukturen sorgt dann dafür, dass die Recruiting-Organisation reibungslos funktioniert.

Dieses kleine Beispiel, bei dem wir den Blickwinkel, „von außen nach innen“ gewechselt haben zeigt sehr schön auf, wie komplex aber eben auch notwendig die Zusammenarbeit von Recruiting Strategie und Recruiting Organisation ist. Wichtig ist es aber, egal welchen Ansatz man wählt, den richtigen Ausgangspunkt zu finden.

Der Recruiting Reifegrad als Ausgangspunkt

Probleme zu benennen und Herausforderungen zu beschreiben ist in aller Regel einfacher als sie zu lösen. Oftmals ist es dann aber noch viel herausfordernder den ersten Schritt zu tun bzw. die richtigen Lösungswege zu finden. Es benötigt meist einen validen Ausgangspunkt. Um einen validen Ausgangspunkt zu finden, werden meist Methoden wie beispielweise Reifegradmodelle eingesetzt, die eine Recruiting Organisation bewerten und den Status Quo und somit auch Handlungsoptionen herausarbeiten. Derzeit ist eine deutschlandweite Reifegradstudie im Gange, bei der es sich lohnt mitzumachen. Denn die kumulierten Ergebnisse, die es ab September zum kostenlosen Download gibt, können helfen sich zu benchmarken und den notwendigen Ausgangspunkt in Richtung Recruiting Exzellenz und organisationalen Resilienz zu finden.