Zurück im Büro, aber niemand weiß so richtig, wofür
Montagmorgen, kurz vor neun. Die Schreibtische sind besetzt, alle Meetingräume ausgebucht – und trotzdem sitzen drei Kolleginnen mit Kopfhörern in der Ecke, weil es sonst nirgends ruhig ist. Eine Etage weiter steht ein Team vor einem Whiteboard und diskutiert lautstark ein neues Konzept, während direkt daneben jemand versucht, sich für ein wichtiges Kundengespräch zu sammeln. In der Kaffeeküche wird über den nächsten Urlaub geredet, während zwei Meter weiter jemand verzweifelt nach einem ruhigen Ort für einen Videocall sucht. Anwesenheit ist zurück. Aber passt sie noch zu der Art, wie hier eigentlich gearbeitet wird?
Genau diese Frage beschäftigt gerade viele HR-Verantwortliche – auch wenn sie selten so offen ausgesprochen wird. Nach Jahren mit viel Homeoffice-Erfahrung sitzen Teams wieder gemeinsam im Büro. Die Präsenzquote stimmt wieder. Und trotzdem wächst in vielen Unternehmen ein diffuses Gefühl: Irgendetwas passt nicht ganz.
Der eigentliche Bruch liegt nicht in der Präsenz, sondern im Verständnis
Es geht heute nicht mehr in erster Linie darum, ob Mitarbeitende ins Büro kommen. Es geht darum, ob das Büro überhaupt versteht, was sie dort eigentlich tun. Wer konzentriert an einem Angebot arbeitet, braucht etwas anderes als ein Team, das gerade ein neues Produkt entwickelt. Wer nach einem dicht getakteten Kalendertag kurz durchatmen muss, braucht einen anderen Raum als jemand, der ein Bewerbungsgespräch führt. Die meisten Büros in Deutschland kennen aber nur eine Antwort auf all diese unterschiedlichen Bedürfnisse: den Schreibtisch. Reihe an Reihe, mit ein paar bunten Sofas als Feigenblatt für New Work.
Für HR-Teams wird genau das zum handfesten Problem. Sie sind es, die erklären müssen, warum sich die Rückkehr ins Büro für viele eher wie ein Rückschritt anfühlt. Sie spüren als Erste, wenn Bewerbungsgespräche mit dem Satz enden: „Und wie sieht es eigentlich mit Homeoffice aus?" Und sie sitzen zwischen einer Geschäftsführung, die auf Zusammenarbeit und Unternehmenskultur pocht, und Teams, die im Büro vor allem eines vermissen: einen Ort, an dem konzentriertes Arbeiten überhaupt noch möglich ist.
Warum Activity Based Working mehr ist als ein neues Buzzword
Genau hier setzt ein Prinzip an, das in gut geplanten Büros längst zum Standard gehört, in der Praxis aber selten konsequent umgesetzt wird: Activity Based Working. Der Gedanke dahinter ist unspektakulär und gerade deshalb so wirksam – das Büro folgt nicht dem Grundriss, sondern der Tätigkeit. Vier Grundbedürfnisse tauchen in fast jedem Arbeitsalltag auf: fokussiertes Arbeiten, echter Austausch, kurze Erholung und Momente, in denen Wissen und Kultur sichtbar geteilt werden – ob im Teammeeting oder auf einer kleinen internen Bühne. Ein Büro, das diese vier Modi ernst nimmt, hört auf, ein Kompromiss zu sein, und wird zu einem Werkzeug, das Arbeit tatsächlich erleichtert, statt sie nur zu verwalten.
Das klingt zunächst nach Architektur-Theorie, ist in Wahrheit aber vor allem eine Frage der genauen Beobachtung. Wie arbeitet dieses eine Team wirklich? Wann braucht es Stille, wann Trubel, wann einfach nur eine Pause? ROOMHERO begleitet als PropTech genau diese Übersetzung – von der Analyse der tatsächlichen Arbeitsweise bis zur fertig eingerichteten Fläche, aus einer Hand, ohne dass Unternehmen sich durch ein Dutzend einzelner Gewerke kämpfen müssen. Bei Projekten wie dem rund 16.000 Quadratmeter großen Randstad-Headquarter oder dem TechQuartier in Frankfurt zeigt sich immer wieder derselbe Effekt: Sobald Räume tatsächlich zu den Tätigkeiten passen, sinkt nicht nur die Zahl der spontanen „Homeoffice-Tage" – es steigt sichtbar die Bereitschaft, überhaupt wiederzukommen.
Der Preis des Stillstands
Was auf den ersten Blick nach einem gestalterischen Detail aussieht, wird für Unternehmen schnell zur Kostenfrage. Ungenutzte Schreibtische, überbuchte Meetingräume und leere Rückzugsecken sind kein ästhetisches Problem, sondern verbrannte Quadratmeter, die trotzdem jeden Monat Miete kosten. Gleichzeitig ist ein Büro, das nicht zur eigentlichen Arbeit passt, ein leiser, aber wirksamer Grund für Fluktuation: Wer sich im Büro nicht konzentrieren kann, arbeitet lieber von zuhause. Und wer ohnehin schon von zuhause arbeitet, fragt sich irgendwann, warum er für dieses eine Unternehmen überhaupt noch ins Büro fahren sollte – und nicht gleich für das nächste. Jede Kündigung, die sich auch mit einem besseren Arbeitsumfeld hätte vermeiden lassen, ist am Ende teurer als jede Umbaumaßnahme.
Was das für HR ganz konkret bedeutet
Für Personalabteilungen ist das mehr als eine Facility-Frage. Der Arbeitsplatz ist längst Teil des Employer Brandings – oft der erste physische Eindruck, den Bewerbende von einem Unternehmen bekommen, noch bevor der erste Satz im Vorstellungsgespräch fällt. Ein Büro, das erkennbar auf echte Arbeitsweisen eingeht, sendet ein Signal, das kein Recruiting-Slogan ersetzen kann: Hier wird verstanden, wie gearbeitet wird – nicht nur verwaltet, wer gerade anwesend ist.
Genauso wichtig: Activity Based Working ist kein reines Interior-Projekt, das HR einfach an das Facility Management delegieren sollte. Die wertvollsten Informationen darüber, wie Teams wirklich arbeiten, liegen bei HR und den Führungskräften – nicht in einem CAD-Plan. Wer beide Perspektiven früh zusammenbringt, erspart sich teure Nachbesserungen an Räumen, die zwar hübsch aussehen, aber am eigentlichen Bedarf vorbeigeplant wurden.
Neugierig, wie sich das konkret anfühlt?
Auf der Zukunft Personal Europe zeigt ROOMHERO, wie ein Büro aussieht, das diese vier Arbeitsmodi ernst nimmt – zum Reingehen, Ausprobieren und Nachfragen. Am Stand in Halle 4.1, Stand A.72, sprechen zudem mehrere Speaker in kurzen Sessions darüber, wie sich Arbeitsweisen heute wirklich verändern und was das für die Raumplanung von morgen bedeutet. Wer verstehen will, warum das eigene Büro sein Team (noch) nicht ganz versteht, bekommt hier in wenigen Minuten mehr Klarheit als in jedem Whitepaper.
