Für 2026 gilt: Kein Copy & Paste mehr in der Personalabteilung!

David Schulte-Herbrüggen | 09.04.2026

Warum ich als Wirtschaftsprüfer mit 20 Jahren Erfahrung auf KI setze – und was ich dabei gelernt habe.

Hand aufs Herz: Wie viele Stunden hat Ihre Personalabteilung diese Woche mit Copy & Paste verbracht? Ob Lohnabrechnung, Arbeitszeugnisse oder Datenerfassung – frustrierende Verwaltungsprozesse nehmen uns jene Zeit, die wir eigentlich für unsere Mitarbeiter brauchen. Zahlen rein, Zahlen raus, von Excel ins Lohnprogramm – und das mitten in der größten KI-Transformation unserer Zeit. HR-Ressourcen sind wertvoll und sie gehören an den Menschen, nicht an die Tastenkombination Strg+C. 2026 ist es an der Zeit, das endlich zu ändern, und zwar flächendeckend.

Copy & Paste als Symptom

Die (vorbereitende) Lohnbuchhaltung ist ein Paradebeispiel für manuelle und damit zeitintensive sowie unattraktive Prozesse im Personalwesen. Für die wenigen Fachkräfte, über die HR heute noch verfügt, ist diese Art der "Routinearbeit" schlicht frustrierend. Statt Mitarbeitende zu begleiten, Kultur zu gestalten und Talente zu entwickeln, verbringen kluge Köpfe ihre Tage (und manchmal sogar Nächte) mit Copy & Paste "wie in den 90ern". Und das hat Folgen: Wer manuell arbeitet, wo andere längst automatisieren, verliert nicht nur Zeit und Nerven – sondern echte Wettbewerbsfähigkeit. Denn während die Personalabteilung mit stupiden Verwaltungstätigkeiten beschäftigt ist, fehlt sie dort, wo sie am meisten gebraucht wird: Bei den Mitarbeiter*innen im Unternehmen.

Und wer denkt, klassisches Outsourcing löse das Problem, erlebt oft eine Überraschung: Die Feedbackschleifen zwischen externem Dienstleister, Personalabteilung und Mitarbeitenden kosten oftmals noch mehr Zeit. Rückfragen zu fehlenden Daten und Korrekturen, die über drei Schreibtische wandern – am Ende ist die Personalabteilung endlos mit Koordination und Frustration aus unterschiedlichsten Richtungen beschäftigt.

Mein Wendepunkt: Warum ich Payroll Fuchs gegründet habe

Ich habe über 20 Jahre in der Wirtschaftsprüfung und auf der Unternehmensseite in unterschiedlichen Rollen gearbeitet, zuletzt als CFO. Daher kenne ich beide Seiten: Die Präzision und Verantwortung der Wirtschaftsprüfung, aber auch den Pragmatismus sowie die Erfordernisse und "Pain Points" von Personal- und Financeabteilungen.

Als CFO bei einer meiner letzten Stationen waren Lohnabrechnungen immer ein Schmerzpunkt. Langwierig, sehr zäh – und somit vor allem frustrierend für alle Beteiligten. Ich erinnere mich noch genau an den Moment, als wir Fehler (unerkannt) vom Vorgänger übernommen hatten und die Fehlersuche mit dem damaligen, sehr fähigen Steuerberater unternommen wurde. Das hat die Beziehung vollkommen unnötig belastet – und mir wurde klar: Das kann (und muss) auch anders gehen.

Dann reifte irgendwann die Entscheidung: Ich mache das jetzt selbst! Mit Verantwortung für meine Familie und mit Mitte 40 – der klassische Zeitpunkt, um nicht zu gründen. Verständlicherweise hatte ich dabei auch gehörige Zweifel! Aber heute kann ich glücklicherweise sagen, dass es sich absolut gelohnt hat und die richtige Entscheidung war.

TEAM HUMAN x AI

Wie mein Tag bei Payroll Fuchs beginnt

Meine erste Frage morgens gilt nicht der Technik – sie gilt meinen Kolleginnen und Kollegen: Wie geht es euch heute? Wir sprechen ganz bewusst über unsere Erlebnisse außerhalb der Arbeit. Erst dann schauen wir auf die KI-generierten Übersichten und die angepasste To-Do-Liste, denn es wurde bereits priorisiert, strukturiert, Daten verarbeitet und Vorschläge für die nächsten Schritte gemacht.

Das ist das „neue Wir": KI übernimmt die technischen Routinen, damit wir Zeit für das haben, was uns menschlich macht – Beziehungen, Gespräche und vor allem der persönliche Service für unsere Kunden. Denn auch mit KI gibt es einiges zu besprechen und weiter zu verbessern und das "ist auch gut so".

So funktioniert es bei uns

Unser Konzept beruht darauf, die Vorgänge mandantenspezifisch und für jeden einzelnen Beleg mit KI zu automatisieren. Denn nur dadurch gelingt es uns, echten Mehrwert zu bieten. Für unregelmäßige Vorgänge haben wir einen KI-Chat-Agenten mit dem Namen „Foxi" gebaut. Dieser führt unsere Kunden durch die kompliziertesten Prozesse, egal ob es die ungeliebten Arbeitsbescheinigungen, die Anlage von Firmenwagen, bAV oder andere Vorgänge sind. Die Lohnabrechnung selber wird klassisch mit DATEV Lohn und Gehalt, also dem "Goldstandard" in diesem Bereich, durchgeführt.

Aber auch hier wird kein Kunde "mit der KI alleine" gelassen, denn beim Klick auf die Glocke im Agenten schaltet sich ein kompetenter Mitarbeiter dazu. Denn das ist für uns von entscheidender Bedeutung: Die KI ist das Werkzeug, um den direkten persönlichen Kontakt zu ermöglichen, so dass die Menschen bei Payroll Fuchs immer ansprechbar sind, egal über welchen Kommunikationskanal!

Benefit für unsere Kunden

Was passiert, wenn die Lohnabrechnung nicht mehr intern Stunden frisst? Zweierlei: Erstens sind die HR-Mitarbeitenden zufriedener, weil sie endlich das tun können, wofür sie eigentlich angetreten sind. Und zweitens hat die Personalabteilung plötzlich Zeit und Ressourcen für Mitarbeiter- und Kulturentwicklung einerseits und für die große KI-Transformation und deren Auswirkungen andererseits.

Robert Kolloch, Geschäftsführer von netgrade digital, hat es so erlebt: Seit der Zusammenarbeit mit Payroll Fuchs kann sich sein HR-Team vollständig auf wertschöpfende Aktivitäten wie Recruiting konzentrieren. Die zeitlichen Aufwände in der Personalabteilung? Deutlich gesunken.

Ich lade Sie ein: Nehmen Sie sich 20 Minuten für ein unverbindliches Meeting. Ich zeige Ihnen live, wie die Zukunft der Lohnabrechnung aussieht – ganz ohne Copy & Paste, aber mit Menschen, die HR-Prozesse einerseits und die technischen Möglichkeiten und Limitationen der KI andererseits verstehen.