KI-Use-Cases im HR erfolgreich identifizieren

14.08.2025 | Shawn Conley Sweeney

Die Zahl der Anbieter, die spezialisierte KI-Lösungen für den HR-Bereich entwickeln, sowie die Zahl der Unternehmen, die KI-basierte Systeme einsetzen, wächst stetig. Ob durch Chatbots für Mitarbeiteranfragen oder automatisierte Screening-Verfahren im Recruiting – KI im HR-Bereich bietet viele Chancen.

Ohne eine klare strategische Ausrichtung kann der Einsatz dieser Technologien jedoch schnell am tatsächlichen Bedarf eines Unternehmens vorbeigehen. Künstliche Intelligenz im Personalwesen sollte konkrete Herausforderungen angehen und die Erreichung der Unternehmensziele unterstützen. Nur so kann das volle Potenzial ausgeschöpft werden.

Ziele eines KI-Use-Cases

Eine klare strategische Ausrichtung schaffen Sie, indem Sie KI-Use-Cases in Ihrer HR-Abteilung identifizieren. Ein solcher Anwendungsfall zeigt detailliert, wie KI eine signifikante Verbesserung, beispielsweise in Bezug auf Effizienz, Qualität oder Entscheidungsfindung, ermöglicht. Dabei beschreibt ein Use-Case kein vages Ziel wie „Digitalisierung“, sondern beantwortet die Frage, welches konkrete HR-Problem durch welche KI-Funktion in welchem Prozess gelöst werden kann.

Insbesondere in Personalabteilungen, in denen viele manuelle Routineaufgaben anfallen, bietet ein gut durchdachter KI-Use-Case die Gelegenheit, Arbeitszeit und Ressourcen einzusparen. Außerdem werden die Servicequalität und die Handlungsfähigkeit des HR-Teams gestärkt. Beispiele hierfür sind verkürzte Reaktionszeiten oder eine bessere Datenbasis für strategische Überlegungen.

Unternehmen, die frühzeitig Use-Cases entwickeln, legen den Grundstein für eine skalierbare und nachhaltige KI-Strategie. Sie vermeiden damit die Einführung isolierter Tools, die unzureichend in die HR-Prozesse integriert sind und damit wenig effizient und im schlimmsten Fall sogar kontraproduktiv sein können.

Ihr Weg zum individuellen KI-Use-Case im HR in 6 Schritten

Um die Potenziale der KI gezielt zu nutzen, empfiehlt sich ein systematisches Vorgehen. Hierbei haben sich insbesondere folgende Schritte bewährt:

1. HR-Prozesse analysieren
   Überblicken Sie bestehende Abläufe: Wo bestehen manuelle, wiederkehrende oder besonders zeitintensive Tätigkeiten?
    
2. Problembereiche identifizieren
   An welchen Stellen treten die größten Arbeitsaufwände oder Fehlerquellen auf? Wo binden routinemäßige Aufgaben wertvolle Kapazitäten im HR?
    
3. KI-Potenziale ermitteln
   Untersuchen Sie, welche KI-Technologien (z. B. Spracherkennung, Automatisierung, Datenanalyse) zu Ihren Herausforderungen passen.
    
4. Konkrete Anwendungsfälle formulieren
   Formulieren Sie im Detail aus: Welches Problem soll durch welche KI-Funktion in welchem Prozess gelöst werden?
    
5. Nutzen und Umsetzung bewerten
   Bewerten Sie mögliche Use-Cases mit einer Wirkungs-/Machbarkeitsmatrix: Was bringt den größten Nutzen und lässt sich technisch sowie organisatorisch realisieren?
    
6. Umsetzung priorisieren
   Wählen Sie für den Einstieg realistische und wirksame Use-Cases, z. B. Anfragenmanagement, Onboarding oder Bewerbervorauswahl. Starten Sie idealerweise mit einem MVP (Minimal Viable Product), um schnell erste Erfolge sichtbar zu machen.

Praxisbeispiel: Automatisieren des Anfragenmanagements durch Chatbot

Einer unserer Kunden, ein mittelständisches Unternehmen, implementierte innerhalb weniger Wochen einen modular aufgebauten, KI-basierten HR-Chatbot.

Diese Anwendung bündelt verschiedene Funktionen zur automatisierten Bearbeitung typischer Anfragen zu Urlaub, Krankmeldungen oder Schichtplanung. Für die Kommunikation wird eine Messaging-Lösung eingesetzt, die mittels Natural Language Processing die Anliegen der Mitarbeitenden erkennt und direkt entsprechenden Abläufen zuordnet. So wandelt das System beispielsweise die Nachricht „Ich bin ab heute bis Donnerstag krank“ automatisch in einen Krankmeldungsvorgang um. Gleichzeitig werden benötigte Dokumente dynamisch erzeugt, etwa Willkommensbriefe oder Checklisten bei Neueinstellungen.

Ein Großteil der eingesetzten Module stammt aus dem Open-Source-Bereich, was Lizenzeinsparungen ermöglichte. Der Chatbot kann nicht nur standardisierte Anfragen beantworten, sondern lernt mit jeder Interaktion dazu. Bei unklaren Anliegen holt er sich gezielt Unterstützung beim HR-Team. So bleibt die Kontrolle über die Prozesse erhalten, während das Anfrageaufkommen für die Personalabteilung deutlich sinkt.

Ergebnisse nach 2 Monaten Live-Betrieb:

• Rund 400 beantwortete Mitarbeitendenanfragen pro Monat
• 85 % der Anfragen wurden per Self-Service gelöst
• Durchschnittliche Antwortzeit: 3 Sekunden
• Nutzerzufriedenheit: 4,5 von 5 Punkten

Dieses Beispiel zeigt, wie sich die Effizienz im Personalwesen durch einen klar definierten KI-Use-Case mit überschaubaren Kosten und auf Basis vorhandener Technologien merklich erhöhen lässt.

Worauf es ankommt

Damit der Einsatz von KI im Personalbereich nicht zum Selbstzweck wird, ist vor allem eines nötig: Klarheit. Wer seine HR-Prozesse gründlich analysiert, die Pain Points erkennt und die passenden KI-Funktionen gezielt auswählt, legt den Grundstein für nachhaltige Erfolge. Gut durchdachte Use-Cases stellen sicher, dass die eingesetzten KI-Lösungen einen messbaren Nutzen stiften und echte HR-Herausforderungen lösen.

So starten Sie durch

Interessieren Sie sich für den strategischen Einsatz von KI in Ihrer Personalabteilung? Wir unterstützen Sie dabei gerne. Hier finden Sie weitere Informationen und können mit uns Kontakt aufnehmen: KI-Lösungen für HR | ActivateHR

Sie möchten erfahren, wie Sie ohne tiefergehende Programmierkenntnisse einen unternehmensweiten HR-Chatbot aufbauen? Dann besuchen Sie unseren Vortrag „HR-Chatbot in Rekordzeit: Mit SAPs KI „Joule" zu effizienteren HR-Prozessen und höherer Produktivität“ auf der Zukunft Personal Europe 25 in Köln oder kommen Sie an unserem Stand I.56 in Halle 4.2 vorbei. Wir freuen uns auf Sie!