Empathie ist kein Soft Skill

Jan Hawliczek | 03.06.2026

Warum KI im Recruiting nur so gut ist wie die Menschen dahinter

First things first: Ich bin Jan Hawliczek und habe eine Agentur für Recruiting. Und das, obwohl ich Recruiting nie richtig gelernt, geschweige denn so richtig zu Ende studiert habe. 

Mein Vater war Gewerkschafter, und schon mit acht Jahren stand ich mit ihm, meiner Trillerpfeife und roter Mütze auf Demonstrationen. Das Gefühl, dass es hier um etwas Wichtiges geht, um Menschen, und dass Arbeit fair sein muss, hat mich (auch, wenn es pathetisch klingt) nie verlassen. Dass ich jetzt Gründer, Trainer und Berater im Recruiting bin, kam deswegen auch nicht durch einen wohlüberlegten Karriereplan zustande. Ich landete einfach immer dort, wo es knirschte. Oder wo man etwas bewirken kann.

Ich erzähle das, weil es erklärt, warum mich eine WhatsApp-Absage nach Monaten im Prozess nicht kalt lässt. Und warum die drängendste Frage im Recruiting derzeit keine technische ist.

Wer sich folgend zwei bis drei Minuten Zeit nimmt, wird mit einem anderen Blick aufs Recruiting rausgehen. Versprochen.

Die Sache mit der KI und was sie im Recruiting wirklich verändert

KI im Recruiting ist bereits Realität, das ist rein gar nichts Neues oder Innovatives mehr. Kandidaten nutzen Tools für automatisierte Bewerbungen auf zahlreiche Positionen gleichzeitig, was zu bis zu sechshundert Bewerbungen für einige Positionen führt, von denen viele einfach nicht zur Stelle passen. Unternehmen versuchen, dem mit KI-unterstützten Lösungen entgegenzuwirken, stoßen jedoch auf rechtliche Grenzen: Der EU AI Act verlangt, dass ein Mensch in die Vorauswahl einbezogen bleibt.

Das führt zu einer Situation voller Widersprüche. Die Anzahl der Bewerbungen steigt, die Ressourcen im Recruiting wachsen nicht proportional, und rechtliche Anforderungen begrenzen den Automatisierungsgrad. LinkedIn bietet beispielsweise kaum Möglichkeiten, Bewerbungen wirklich auf relevante Profile einzugrenzen. Das Ergebnis: Recruiter sitzen auf einem Berg von Bewerbungen, wissen oft von Anfang an, dass die meisten nicht passen, und müssen dennoch jedem Feedback geben. Top!

Und hier zeigt sich das eigentliche Problem: 

Absagen haben strukturell wenig Priorität im Recruiting. Entweder, weil das Feedback komplett fehlt, oder, weil es nur rudimentär gegeben wird. Die Kommunikation beschränkt sich erfahrungsgemäß nur auf das Wesentliche*, weil keine Zeit ist oder weil niemand die Bedingungen schafft, unter denen gute Kommunikation überhaupt möglich ist.

*das Wesentliche = Kandidat:in passt nicht

Warum scheitert es so oft mit den Absagen? Eine Überlegung.

Kürzlich haben wir eine C-Level-Position für einen langjährigen Partner besetzt. Der Prozess zog sich über Monate hin, unser Kandidat war schon sehr tief involviert und das finale Gespräch stand kurz bevor. Am Morgen des Termins kam dann eine WhatsApp-Nachricht von unserem Partnerunternehmen: ein anderer Kandidat war schneller, der Prozess mit unserem Kandidaten würde pausiert.

Das hat gesessen. Was wir daraus gemacht haben:

Wir haben dem Kunden klar gesagt, dass dieser Umgang nicht dem entspricht, wofür wir stehen. Als klares Feedback, das in einer solchen Situation einfach dazugehört. Denn wir sind nicht nur Dienstleister für das Unternehmen, sondern auch Ansprechpartner für die Kandidaten im Prozess. Diese Sandwich-Position ist keine Last, sie ist der Kern unserer Arbeit.

Die Gründe, warum Absagen so selten gut kommuniziert werden, liegen in meinen Augen aber viel tiefer. Recruiter bekommen oft nur „passt nicht“ als Feedback aus der Fachabteilung, ohne Erklärung. Sie können damit kein fundiertes Feedback geben, also greifen sie zu Formulierungen, die niemanden verletzen und niemandem nützen. Und damit wären wir bei der Antwort auf die Frage, warum Absagen oft ganz ganz großer Bockmist sind:

Weil es ein strukturelles Problem ist.

Und welche Fähigkeiten sind jetzt gefragt?

Aktuell vielleicht DIE Frage überhaupt. Meine Vermutung: Besonders gefragt sind Menschen, die übersetzen können. Die zwischen den Anforderungen der Fachabteilung und dem Kandidatenmarkt vermitteln können. Die einem Unternehmen erklären können, warum eine ausgeschriebene Stelle nicht besetzt werden kann, bevor man es nach Monaten auf die harte Tour herausfindet. Und die Kandidaten so begleiten, dass sie sich auch bei einer Absage fair behandelt fühlen.

Jetzt kommt das große Aber:

Dazu ist es erforderlich, dass Recruiting im Unternehmen einen Status hat, der über bloße Auftragsabwicklung hinausgeht. Und die Bereitschaft, unbequeme Wahrheiten anzusprechen, dem Kunden genauso wie dem Kandidaten.

In unserer Praxis führen wir daher vor jeder Suche eine Machbarkeitsanalyse durch. Wir untersuchen den Markt, die Attraktivität des Unternehmens als Arbeitgeber und was die Position leisten muss, um die richtigen Menschen anzuziehen. Erst dann suchen wir aktiv. Das kostet am Anfang Zeit und spart Monate im Prozess.

Was letztlich bleibt, wenn sich die Tools ändern

KI wird das Recruiting weiter verändern, da können wir uns dagegen wehren, wie wir wollen, aber es wird so sein. Die Tools werden besser, die Möglichkeiten zur Vorauswahl werden zunehmen, und irgendwann wird der rechtliche Rahmen nachziehen. 

The good news:

Was sich dadurch nicht automatisch ändert, ist die Frage, wer mit den Menschen im Prozess kommuniziert, wer ehrliches Feedback gibt und wer dem Kunden sagt, wenn ein Profil nicht besetzbar ist.

Das sind nämlich keine Fragen für einen Algorithmus. Je mehr Prozesse automatisiert werden, desto wichtiger wird es, dass die Menschen dahinter wissen, was ihre eigentliche Aufgabe ist.

Recruiting ist die eine Sache, mit der Unternehmen und Menschen letztlich zusammenkommen. Oder halt nicht. Und je mehr davon automatisiert wird, desto mehr entscheidet das, was sich nicht automatisieren lässt. Die Fähigkeit zuzuhören, zum Beispiel. Oder einzuordnen und im richtigen Moment das Richtige zu sagen. In anderen Worten: die eigentliche Arbeit.