ELO-Trainerumfrage zeigt, wo es 2025 noch immer klemmt

Mehr kommunizieren = besser trainieren

Die Kooperation Exzellente Lernorte (ELO) hat es sich auf die Fahne geschrieben, Trendsetter im Bereich Tagung und Training zu sein und als Ansprechpartner auf Augenhöhe gemeinsam mit Personalentwicklern und Trainern die Weiterbildungswelt von morgen zu gestalten. Um am Puls der Zeit und im Austausch mit den Entscheidern in der Branche zu bleiben, wurden diverse Projekte gestartet, unter anderem im Jahr 2023 eine deutschlandweite Trainerbefragung. Die Erkenntnisse der ersten Umfrage, welche die Unterschiede zwischen Online- und Offline-Veranstaltungen zum Thema hatte, wurden in LERNRAUM-Ausgabe 02-2023 ausführlich präsentiert.
Jüngst fand die zweite Trainerbefragung statt, an der sich rund 400 Experten beteiligten. Thematisch ging es unter anderem um den Prozess der Veranstaltungsplanung und -buchung, weil es hier auffällig oft zu Missverständnissen und Fehlern kommt. An vielen Stellen zeigte sich, dass es noch immer an grundlegenden Dingen hapert, die Trainer zwar als selbstverständlich erachten, die es in vielen Tagungshäusern und auch bei einigen Veranstaltungsplanern in Deutschland aber leider noch immer nicht sind. Der vollständige Artikel mit veranschaulichenden Grafiken sowie zusätzlichem Fragebereich „Aktivpausen und Rahmenprogramme“ ist zu finden unter www.exzellente-lernorte.de/trainerumfrage.

Kommunikation

Den häufigsten Stolperstein stellt laut Umfrage eine unzureichende Dreiecks-Kommunikation zwischen Veranstaltungsbucher, Trainer und Hotel dar. 23 Prozent der Befragten geben an, dass es deswegen immer wieder zu falsch vorbereiteten Räumen kommt – bedeutet, wie vom Bucher bestellt, aber eben nicht wie vom Trainer gewünscht. Ein falsches Raumsetting, falsche oder nicht ausreichende Präsentationstechnik oder ein zu kleiner Raum sind die Folge. Diese Einschätzung der Seminarleiter deckt sich mit den Erfahrungen der Hoteliers, die immer wieder kurz vor dem anberaumten Seminarbeginn einen wie bestellt vorbereiteten Raum auf Trainergeheiß umbauen müssen, weil sich dessen Vorstellungen nicht mit den Vorgaben des Buchers decken. Nicht nur verzögert sich der Seminarbeginn und die Stimmung vor Ort sinkt… auch die Kosten steigen, denn der Mehraufwand wird meist in Rechnung gestellt, wenn das Verschulden beim Besteller liegt. Deshalb: eine klare Kommunikation, die alle Beteiligten miteinbezieht, ist das A und O einer erfolgreichen Tagung! Alle Rahmenbedingungen mit dem verantwortlichen Trainer abzuklären, ist eine der zentralen Aufgaben des Buchers – und es empfiehlt sich, den Kontakt zwischen Trainer und Hotel herzustellen, um unnötige Probleme zu vermeiden.

Erwartungshaltung und Verständnis

Eine unzureichende Kommunikation beklagen Trainer nicht nur in puncto Abstimmung des Raumsettings. Immer wieder komme es vor, dass Änderungen der Teilnehmerzahl nicht an den Trainer kommuniziert, die Vorkenntnisse der Teilnehmenden falsch dargestellt oder Unterlagen nicht an Teilnehmer weitergegeben werden. Als größter Stolperstein in der Kommunikation zwischen Trainer und Bucher wurde jedoch eine fehlende Klarheit identifiziert, was die Lernziele einer Weiterbildungsmaßnahme betrifft. Trainer verweisen zum einen auf schwammige Zielvorgaben, zum anderen auf ein mangelndes Verständnis, was Trainingsablauf, Methoden und die Arbeit des Trainers angeht. Teilweise ist dies auf den Generationswechsel in Unternehmen zurückzuführen: immer mehr Veranstaltungsprofis verabschieden sich in den Ruhestand und die Aufgaben der Veranstaltungsplanung werden oft unerfahrenen Kräften übertragen, was zu einem Verlust an Ergebnisqualität führt. Auch hier ist es am erfolgversprechendsten, in den Dialog mit allen Beteiligten zu treten. Auch Anfänger können zu Experten werden, sofern sie ein offenes Ohr haben und bereit sind zu lernen. Andererseits liegt es auch an den Trainern, ehrlich zu kommunizieren, wie ein Zitat aus der Umfrage belegt: „Nur wenige Trainer haben den Mut, einem Kunden aufzuzeigen, dass eine gewünschte Maßnahme oder Vorgehensweise so die erwarteten Ergebnisse nicht bringen wird.“

Know-how und Angebot

Eine fehlende Kenntnis zu Trainingsabläufen, Methoden und Voraussetzungen sehen einige Seminarleiter auch seitens der sie betreuenden Hotelteams. Was man mit dem Verweis auf den Fachkräftemangel in der Hotellerie zu entschuldigen versuchen könnte, ist ein grundlegendes Problem, das schon lange besteht: Eine professionelle Tagungsbetreuung ist nichts, was Servicekräfte mal eben mitmachen können – es bedarf einer umfangreichen Ausbildung sowie gezielter Weiterbildungsmaßnahmen. In professionellen Tagungshotels wie den Exzellenten Lernorten ist eine spezielle Ausbildung der Tagungskümmerer selbstverständlich. Neben diesem grundsätzlichen Punkt im Selbstverständnis und in der Qualität des Angebots, der professionelle Tagungshotels von weniger seriösen Anbietern von Raumkapazitäten unterscheidet, gibt es einige konkrete Dinge, die Trainer besonders stören. Veranstaltungsplaner tun gut daran, sich genau über die Verhältnisse in den für eine Tagung infrage kommenden Hotels zu informieren:

#miesetechnik

Einige Trainer bemängeln die Qualität von Technik und Moderationsmaterialien – sowohl eine minderwertige Qualität der Produkte überhaupt, aber auch den Zustand, v.a. leere Stifte oder ausgeräuberte Moderatorenkoffer. In professionellen Tagungshotels sind hochwertige Technik und Moderationsmaterialien, vor allem neuland-Produkte und vergleichbare Qualität, sowie regelmäßige Moderatorenkoffer-Checks selbstverständlich.

#vielplatzfürbusiness

Ein Trend, der sich seit Corona hartnäckig hält: Trainer wünschen sich nicht nur größere, sondern auch zusätzliche Räume, um ihre Seminare abwechslungsreich gestalten zu können. Wenn Trainer einen erweiterten Raumbedarf im Voraus mitteilen, sollte dieser immer vorab gebucht werden. Allerdings sind Gruppenarbeiten oft auch in öffentlichen Hotelbereichen möglich – 65 Prozent der Trainer stimmen hier zu. 40 Prozent sagen darüber hinaus, dass sie Ortswechsel nach draußen einbauen, falls möglich. Tagungsplaner sollten das vorab mit dem Trainer und den Verantwortlichen im Hotel abklären.